キッズプログラミングのワークショップ開催までの９つのステップ
前回はワークショップの準備に関する記事を書きました。今回はワークショップ開催までにどのようなアクションをどのような順番で取っていくべきか、について書きたいと思います。
１．ワークショップの企画（1か月半前ぐらいまでに）
これはまさに前回の記事で書いた内容を検討し、決定することです。いくつかの要素については動きながら決めることもあるかもしれませんが、とりあえず大雑把でもいいので決めましょう。決めた内容は箇条書きにしておくと後で広報、広告する時に便利です。以下サンプルを記載します。
●キッズプログラミングワークショップ「キッズプログラミング」開催概要
・開催名称 ゲーム作りの第一歩 キッズプログラミング
・開催日時 2016年2月21日（日）10：30-12：00,14:00-15:30（30分前受付開始）
・開催場所 XX市 XX施設 第一会議室
・定員 15名（小学生1年生～中学校3年生） ※小学生は保護者同伴推奨
・受講料 1,500円
・申込方法 ホームページ、TEL、FAXなど
・問合せ メールアドレスなど
２．会場の予約・下見（1か月半前ぐらいまでに）
会場は早目に抑えておくに越したことはないです。そして予約する際には実際に下見しましょう。前回の記事で記載した内容をより細かく見ていきましょう。例えば下記の点などがチェック項目として挙げられます。
- 机はPCやマウスを置いて十分なスペースがとれるか
- イスはすわりやすいか
- 電源は必要な分あるか、電源タップをつけて延長できる場所にある
- プロジェクターはきちんと十分な大きさで出力できるか
- スクリーンもしくは投影場所はプロジェクターを十分投影できる広さか
- 声は十分届く広さか、マイクはきちんとつかえるか
- 冷暖房は十分行き届くか（無い場合でも暑すぎたり寒すぎたりしないか）
- 会場に来る際に目印になるようなものはないか
- 駐車場やコインパーキングはどうやっていけばいいか（複数見つけておく）
- スーパーやコンビニなどの場所はどこか（備品など買い出しに行く場合もある）
３．申込み受付の準備（1か月前ぐらいまでに）
参加申し込みを受け付ける準備をします。TEL/FAX/E-mailの場合はおそらく何もしなくていいですが、Webで受け付けをする場合は準備がそれなりにかかります。不慣れな人はブログや無料のWebサイト作成ツールについてくるフォームでいいでしょう。その後の事務作業（開催前のリマインドメール、お礼＆アンケート依頼の一斉メールなど）を考えると、Googleフォームがオススメです（ただし、Googleフォームは受付完了の自動返信メールが標準ではできないので気を付けてください）。受付時の内容は、名前、学年、メール、電話、ぐらいでいいでしょう。
４．イベントの内容をまとめ、身近な人に伝える（1か月前ぐらいまでに）
まとめる対象は何でもいいです。体制にもよりますが、基本的にはあまり手間や費用が掛からないものがいいでしょう。以下のようなものが考えられます。
- テキスト：先ほど箇条書きでまとめたものを、実際に参加する人の視点でわかりやすくまとめなおしましょう。それを直接友人・知人にメールやLineで送ったり、ブログやホームページにアップしてFacebook、Twitterで拡散しましょう。
- チラシ：大きさはB5サイズがポスティングや手渡しにもちょうど良いと思います。インターネットなどに無料のフォーマットがあるので、活用しましょう。具体的な例はこちらを参考にしてください。近隣のお店に置かせてもらうのもいいでしょう。
- 電話や会ったときに話す：遊びのつもりで来てね、友達とかも誘ってね、ぐらいのトーンで気軽に誘ってみましょう。意外と集まります。
５．取材依頼をし、広告を出す（1か月前ぐらいまでに）
取材、というとハードルが高そうですが、取り上げてもらえれば効果は抜群です。その地域に強い新聞やミニコミ誌を調べ、コンタクトしてみましょう。コンタクトする際は前項でまとめた内容が役に立つはずです。記者に直接あたるのがいいので、伝手で探すのが最も確率が高いでしょう。
広告についてはこちらの記事に各媒体の特長を記載していますので参考にしてください。ただしワークショップはあまりお金をかけられないので、市民広報やミニコミ誌、ポスティング、Facebook広告やGoogleアドワーズなどのソーシャルメディアの広告が主になると思います。ソーシャルメディアの広告は反応を見ながら調整していくのがいいでしょう（効果がなければ止めましょう）。広告を出すときは、内容を工夫しつつも、簡潔に印象に残るキャッチコピーを掲載することが重要です。
６．PC・マウス/マウスパッドなどの購入（半月前~前日ぐらいまでに）
講師用のPCはさておき、生徒用のPCは用意する必要があります。基本的に持参にすべきですが、大体6割程度までが持参できる限界と考えてください（持参してくれたら受講料などを割り引いてもいいかもしれませんね）。PCはYahooやAmazonなどで中古のものでいいでしょう。マウスやマウスパッドは新品でも数百円のものがあるので、長い目で見ると新品を買った方がいいでしょう。
７．各種資料の用意（半月前~前日ぐらいまでに）
実は当日使うものは、結構ギリギリまででもOKです。以下が考えられます。
- 生徒用資料（時間割、レジュメ、テキストなど）
- 講師用資料（投影説明用、指導案/タイムテーブル、操作説明の動画ファイルなど）
- ワークショップ前後で配布するチラシや粗品（スクールの宣伝チラシ、鉛筆や消しゴム、バッヂなどの記念品など）
- アンケート（生徒/保護者用のアンケートなど）
８．サンキューメール（1週間前~前日ぐらいまでに）
申込みがあった人に対し、申込みを受け付けたことの通知も兼ね、お礼のメールを出しましょう。受付時に自動返信メール機能などを使ったものでもかまいませんが、自動返信とは別に別途作成して送ったほうがいいでしょう。時間があれば一斉送信ではなく、個別に送信すればもっと関係は深まります。
９．リマインドメール（1週間前~前日ぐらいまでに）
開催前に何回かリマインドメールを出したほうがいいでしょう。最低1回は出したいところです。内容としては当日までにやっておくべきこと（ScratchならScratchのインストールなど）や、当日の注意事項（受講料はお釣りがないようになど）、お互いの緊急連絡先（保護者の携帯電話など）、になるかと思います。
いかがでしたでしょうか？改めてまとめなおしてみると、意外とやることが結構ありますね（笑）。ブログでは伝えきれない注意点やtipsもあるので、不安なことがあればお気軽に下記までご連絡ください。
次回はワークショップ当日と開催後について記載したいと思います。
